Vos besoins en numérisation de documents
Vous avez un projet de numérisation de vos documents. Ces derniers se trouvent actuellement dans vos locaux.
Il convient d’étudier la meilleure méthode possible pour lancer ce type de travaux.
Les questions classiques à se poser sont :
- Qui va numériser les documents, je le fais faire à mon équipe ou j’externalise ?
- Où vont se dérouler les travaux ?
- Quels équipements sont nécessaires et adaptés pour ces travaux ?
- Quels résultats dois-je attendre ?
- Quels documents numériser ?
- Doit-on trier les documents avant ?
- Quelle organisation pour suivre et atteindre la cible ?
Où numériser vos documents ?
Pour numériser les documents de manière efficace il convient de mettre en place un véritable atelier.
Physiquement, cet atelier peut se situer soit chez Scan Concept ou chez vous. Dans tous les cas, plusieurs facteurs vont vous aider à déterminer le meilleur endroit.
Voici quelques exemples de questions à se poser :
- Avez-vous une copie des documents à numériser ?
- Avez-vous de la place dans vos locaux pour accueillir un ou plusieurs postes de numérisation ?
- Est-ce que les documents sont confidentiels ?
- Qu’allez-vous faire des documents numérisés ?
- Les détruire
- Les remettre dans leur rangement actuel
- Externaliser leur archivage
- Où seront archivés les documents numériques ?
En répondant à ce type de questions, vous pourrez choisir le lieu où va se dérouler la numérisation.
Pourquoi numériser en vos locaux ?
La numérisation directement en vos locaux va vous apporter les avantages suivants.
La réduction des risques de perte ou de détérioration de vos documents
Vos documents ne quittent pas vos locaux. Pas de transport, donc pas de risques d’accidents ou de perte.
De plus, vous ne changez pas le périmètre de votre assurance qui couvre déjà leur archivage en chez vous.
Pas de coût de transport des documents
Il convient ici de comparer le coût du transport des documents par rapport à la charge du montage et du démontage de l’atelier de numérisation.
La proximité de vos équipes
En cas de doutes, les personnes qui connaissent le mieux vos documents seront proches de nos opérateurs et nos opératrices. Ainsi, ils pourront répondre aux éventuelles questions et faire avancer le chantier.
L’accès aux documents
Votre personnel peut continuer à accéder aux dossiers en cours de dématérialisation.
Comment se met en place un chantier de numérisation sur site ?
Chez Scan Concept, nous avons modélisé et organisé cette méthode innovante.
En premier lieu, nous organisons une visite du site et vous proposons le bon endroit et le matériel le plus adapté pour votre chantier.
Notez que nous pouvons proposer des scanners adaptés pour les documents administratifs classiques, A4, A3, des scanners de plan ou de microfiches et des microfilms.
Ensuite, selon les disponibilités des personnes en charge du dossier chez vous et chez nous, notre responsable d’exploitation propose un planning prévisionnel.
Un mode opératoire est rédigé permettant aux équipes de tester et de valider les travaux à effectuer depuis la cueillette des documents, leur numérisation, l’indexation et leur rangement ou la destruction finale.
Le mode opératoire est ensuite validé sur un échantillon représentatif qui peut amener à revoir certaines opérations.
Tout au long de la prestation, vous pourrez suivre les évolutions quantitatives et qualitatives sur le portail Damaris RM en ligne.
Une fois le document validé, les opérateurs et les opératrices déroulent les étapes sur la masse des documents.
Une réunion de fin de chantier permet de clore la prestation.
Cette méthode est en conformité avec les normes de type NFZ42-026.
