Introduction
Vous disposez de documents contenant des données. Ces données précieuses vont vous servir pour alimenter votre système d’informations et vous permettre de les valoriser.
Les données concernant votre métier sont une denrée essentielle et rare.
La société Scan Concept, Groupe Damaris est spécialisée dans la digitalisation des documents.
Le processus de numérisation
Le processus de numérisation ou de digitalisation des documents consiste à changer de support et de passer de supports physiques comme le papier ou les microfiches vers des fichiers numériques.
Cette première étape permet de retrouver les informations de manière plus simple et plus rapide et d’en faire une diffusion sélective et sécurisée.
Néanmoins, cette première étape n’est que le véritable début d’un vrai changement de système.
L’extraction des données
Selon votre métier, vous serez certainement intéressé de récupérer les données depuis les documents numérisés.
Cette deuxième phase va consister à effectuer des travaux de reconnaissance des types de documents et ensuite, la reconnaissance des données selon le type.
Une fois les données recueillies, il convient ensuite d’en vérifier leur qualité.
Par exemple, pour des factures, nous pourrons valider les montants en comparant les montants HT, TVA et TTC.
Ou bien, nous pourrons valider la bonne connaissance d’un fournisseur en comparant son numéro de SIRET avec la liste des fournisseurs connus, etc.
La correction des informations erronées
Ici, il ne s’agit pas de faire confiance les yeux fermés à un outil informatique. Le système va remonter les écarts repérés et de permettre aux personnes habilitées de les corriger.
Cette phase aura comme vertu de continuer à améliorer le service pour les cas suivants, en évitant si possible de ne pas commettre les mêmes erreurs plusieurs fois de suite.
Le rapprochement des données
Une fois les informations disponibles, nous vous proposons d’effectuer des rapprochements entre les données extraites et celles déjà disponibles dans vos systèmes.
L’objectif ici c’est de continuer à valoriser et à détecter des écarts éventuels.
Un des exemples classiques consiste à rapprocher les devis, commande, facture et règlement et ainsi de reconstituer un achat d’un client.
Les services Scan Concept proposés
La société Scan Concept, membre du Groupe Damaris, vous propose la mise en place d’ateliers de numérisation en vos locaux, évitant ainsi de transporter les documents existants en un exemplaire unique.
De plus, lors de la phase de numérisation, vous pourrez continuer à utiliser vos dossiers chez vous.
Ensuite, notre atelier de saisie, vidéocodage prend le relais pour extraire les données et ainsi de valoriser votre patrimoine numérique.
Pour finir, le système Damaris RM effectue les rapprochements pour vous délivrer des données pertinentes et de vous remonter les écarts selon le cahier des charges validé en amont.
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