Qui va réaliser la tâche de reprise du fonds documentaire ?
Devant l’immensité de la tâche, toute organisation peut hésiter à s’engager dans cette lourde opération.
Scan Concept traitera la reprise de l’existant : C’est son métier.
Les procédures sont établies, les scanners choisis sont tous des matériels à forte productivité, le personnel et les méthodes de travail parfaitement » rodés « .
La numérisation et les travaux pré ou post numérisation relèvent d’une activité de professionnels : le matériel, les systèmes, l’expérience et les procédures permettent aux équipes de Scan Concept une productivité à un coût réel, largement inférieur au coût du même travail réalisé en interne.
| PHASES | ACTIONS | ||
| Etude des besoins avec le client | Définition des sources | Compréhension de la finalité du projet (comment le client va-t-il utiliser les documents électroniques fournis ?) | Définition des formats de sortie |
| Proposition technique et financière |
Rédaction d’un document tenant lieu de Cahier des Charges, |
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| Mise en œuvre du projet | Définition de la chaîne opérationnelle | Définition des outils nécessaires et Tests | Attribution des tâches par opérateur spécialisé |
| Réalisation du projet | Travaux de pré-numérisation, numérisation, post-numérisation |
Contrôle qualité à chaque étape de la production | Contrôle qualité final |
| Finalisation du projet | Décision de livrer | Livraison des supports et contrôles par le client | Retour des documents sources et facturations |
Quel est le déroulement de travaux de dématérialisation ?
En règle générale, il convient d’établir une expression des besoins de dématérialisation de votre organisation.
A partir de cette expression des besoins, la Scan Concept va réaliser un plan projet et chiffrage décrivant le plus précisément possible sa démarche depuis la prise en charge des documents à numériser jusqu’à la livraison finale des documents numériques.
Plusieurs questions importantes se posent :
Le lieu des travaux de numérisation
En vos locaux ou en atelier. Scan Concept vous propose les deux solutions. Néanmoins, c’est lors des phases d’audit et de conception de la prestation que nous allons vous proposer la meilleure approche.
Dans le cas du transport des documents, Scan Concept a mis en place des véhicules adaptés et anonymes pour vous garantir la sécurité.
Les option de la numérisation des documents
Couleurs, noir et blanc, niveaux de gris, la reconnaissance de caractères, le nombre de points par pouce (DPI). D’autres questions seront nécessaires à se poser.
C’est la finalité de votre besoin de dématérialisation qui définira les bons choix techniques.
Grâce à son expérience de près de 20 ans, Scan Concept vous aidera dans cette démarche.
La livraison des documents numériques
Le transfert des documents par Internet, sur clé USB sur disque externe, sur un support CD ou DVD ?
Ces questions seront également posées et les solutions les plus adaptées vous seront proposées.
Dans tous les cas, nous allons prendre en compte les notions de sécurité des données, de la rapidité de la livraison et de la qualité de service.
Et que faire des documents papier dématérialisés ?
Scan Concept va proposer plusieurs solution pour que vos engagements légaux soient préservés et pour qu’au final la prestation la plus optimisée vous soit offerte.
Voici quelques exemples de post-traitement des documents dématérialisés :
- L’archivage physique dans un local spécialement prévu à cet effet. Plus de transport retour.
- Le retour vers un local de votre choix
- La destruction normalisée des documents papier n’ayant plus de valeur légale
- Etc.