Numérisation

Master Data: Comment alimenter avec des données fiabilisées ?

Master Data : Qu’est-ce que c’est ?

Les Master Data sont des données fiables stockées de manière unitaire dans un coffre-fort sécurisé.

Elles peuvent servir au quotidien comme base d’informations pour les opérations que vous menez dans votre organisation.

Par exemple, constituez la liste de vos salariés contenant toutes les données dont vous avez besoin.

La constitution d’une Master Data fiable

C’est la principale difficulté que de constituer une base de données fiable et exhaustive.

Ensuite, il va falloir mettre en place des procédures pour leur maintien dans le temps.

Chez Scan Concept, nous accompagnons nos clients pour ces deux procédures essentielles.

A l’origine, vous disposez forcément de ces informations stockées dans des fichiers Excel ou autres bases de données.

Nous disposons d’outils et d’un savoir-faire de plus de 25 ans pour digitaliser les données disponibles et de procéder à des contrôles qualité pour constituer votre Master Data.

Les informations disponibles à intégrer peuvent provenir de sources différentes à croiser :

Des fichiers Excel
Des bases de données
Des documents numériques
Des documents papier à numériser

La phase de digitalisation des documents

Dans cette phase, nous allons constituer une base de documents fiable.

Une fois la numérisation effectuée, nous procédons à leur indexation pour valider la fiabilité et l’exhaustivité des données récupérées.

Par exemple, dès que les documents sont numérisés, nous les comparons avec les données disponibles, la liste des salariés comparés aux dossiers salariés numérisés.

La phase de service continu

Par la suite, une fois votre Master Data constituée, nous vous mettons à disposition des outils pour venir alimenter votre base avec de nouvelles données et des données mises à jour.

La journalisation de toutes les actions vous permet de reconstituer les modifications apportées dans la base et de trouver les écarts éventuels.

Nous nous basons sur l’application Damaris Cloud disponible en ligne ou installée sur un de vos serveurs.

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La constitution d’une base de données depuis les documents

Introduction

Vous disposez de documents contenant des données. Ces données précieuses vont vous servir pour alimenter votre système d’informations et vous permettre de les valoriser.

Les données concernant votre métier sont une denrée essentielle et rare.

La société Scan Concept, Groupe Damaris est spécialisée dans la digitalisation des documents.

Le processus de numérisation

Le processus de numérisation ou de digitalisation des documents consiste à changer de support et de passer de supports physiques comme le papier ou les microfiches vers des fichiers numériques.

Cette première étape permet de retrouver les informations de manière plus simple et plus rapide et d’en faire une diffusion sélective et sécurisée.

Néanmoins, cette première étape n’est que le véritable début d’un vrai changement de système.

L’extraction des données

Selon votre métier, vous serez certainement intéressé de récupérer les données depuis les documents numérisés.

Cette deuxième phase va consister à effectuer des travaux de reconnaissance des types de documents et ensuite, la reconnaissance des données selon le type.

Une fois les données recueillies, il convient ensuite d’en vérifier leur qualité.

Par exemple, pour des factures, nous pourrons valider les montants en comparant les montants HT, TVA et TTC.

Ou bien, nous pourrons valider la bonne connaissance d’un fournisseur en comparant son numéro de SIRET avec la liste des fournisseurs connus, etc.

La correction des informations erronées

Ici, il ne s’agit pas de faire confiance les yeux fermés à un outil informatique. Le système va remonter les écarts repérés et de permettre aux personnes habilitées de les corriger.

Cette phase aura comme vertu de continuer à améliorer le service pour les cas suivants, en évitant si possible de ne pas commettre les mêmes erreurs plusieurs fois de suite.

Le rapprochement des données

Une fois les informations disponibles, nous vous proposons d’effectuer des rapprochements entre les données extraites et celles déjà disponibles dans vos systèmes.

L’objectif ici c’est de continuer à valoriser et à détecter des écarts éventuels.

Un des exemples classiques consiste à rapprocher les devis, commande, facture et règlement et ainsi de reconstituer un achat d’un client.

Les services Scan Concept proposés

La société Scan Concept, membre du Groupe Damaris, vous propose la mise en place d’ateliers de numérisation en vos locaux, évitant ainsi de transporter les documents existants en un exemplaire unique.

De plus, lors de la phase de numérisation, vous pourrez continuer à utiliser vos dossiers chez vous.

Ensuite, notre atelier de saisie, vidéocodage prend le relais pour extraire les données et ainsi de valoriser votre patrimoine numérique.

Pour finir, le système Damaris RM effectue les rapprochements pour vous délivrer des données pertinentes et de vous remonter les écarts selon le cahier des charges validé en amont.

Pour un essai gratuit, Contactez-nous >

Numérisation sur votre site

Vos besoins en numérisation de documents

Vous avez un projet de numérisation de vos documents. Ces derniers se trouvent actuellement dans vos locaux.

Il convient d’étudier la meilleure méthode possible pour lancer ce type de travaux.

Les questions classiques à se poser sont :

Qui va numériser les documents, je le fais faire à mon équipe ou j’externalise ?
Où vont se dérouler les travaux ?
Quels équipements sont nécessaires et adaptés pour ces travaux ?
Quels résultats dois-je attendre ?
Quels documents numériser ?
Doit-on trier les documents avant ?
Quelle organisation pour suivre et atteindre la cible ?

Où numériser vos documents ?

Pour numériser les documents de manière efficace il convient de mettre en place un véritable atelier.

Physiquement, cet atelier peut se situer soit chez Scan Concept ou chez vous. Dans tous les cas, plusieurs facteurs vont vous aider à déterminer le meilleur endroit.

Voici quelques exemples de questions à se poser :

Avez-vous une copie des documents à numériser ?
Avez-vous de la place dans vos locaux pour accueillir un ou plusieurs postes de numérisation ?
Est-ce que les documents sont confidentiels ?
Qu’allez-vous faire des documents numérisés ?
- Les détruire
- Les remettre dans leur rangement actuel
- Externaliser leur archivage
Où seront archivés les documents numériques ?

En répondant à ce type de questions, vous pourrez choisir le lieu où va se dérouler la numérisation.

Pourquoi numériser en vos locaux ?

La numérisation directement en vos locaux va vous apporter les avantages suivants.

La réduction des risques de perte ou de détérioration de vos documents

Vos documents ne quittent pas vos locaux. Pas de transport, donc pas de risques d’accidents ou de perte.

De plus, vous ne changez pas le périmètre de votre assurance qui couvre déjà leur archivage en chez vous.

Pas de coût de transport des documents

Il convient ici de comparer le coût du transport des documents par rapport à la charge du montage et du démontage de l’atelier de numérisation.

La proximité de vos équipes

En cas de doutes, les personnes qui connaissent le mieux vos documents seront proches de nos opérateurs et nos opératrices. Ainsi, ils pourront répondre aux éventuelles questions et faire avancer le chantier.

L’accès aux documents

Votre personnel peut continuer à accéder aux dossiers en cours de dématérialisation.

Comment se met en place un chantier de numérisation sur site ?

Chez Scan Concept, nous avons modélisé et organisé cette méthode innovante.

En premier lieu, nous organisons une visite du site et vous proposons le bon endroit et le matériel le plus adapté pour votre chantier.

Notez que nous pouvons proposer des scanners adaptés pour les documents administratifs classiques, A4, A3, des scanners de plan ou de microfiches et des microfilms.

Ensuite, selon les disponibilités des personnes en charge du dossier chez vous et chez nous, notre responsable d’exploitation propose un planning prévisionnel.

Un mode opératoire est rédigé permettant aux équipes de tester et de valider les travaux à effectuer depuis la cueillette des documents, leur numérisation, l’indexation et leur rangement ou la destruction finale.

Le mode opératoire est ensuite validé sur un échantillon représentatif qui peut amener à revoir certaines opérations.

Tout au long de la prestation, vous pourrez suivre les évolutions quantitatives et qualitatives sur le portail Damaris RM en ligne.

Une fois le document validé, les opérateurs et les opératrices déroulent les étapes sur la masse des documents.

Une réunion de fin de chantier permet de clore la prestation.

Cette méthode est en conformité avec les normes de type NFZ42-026.

Contactez-nous pour une évaluation gratuite de votre projet de numérisation de documents

La dématérialisation des Entretiens Professionnels

Les Entretiens Professionnels

En tant que société, vous devez organiser un Entretien Professionnel au minimum tous les deux ans pour chaque salarié.

Au-delà de vos obligations, ces Entretiens sont un moment privilégié pour faire un point étape de la collaboration entre les managers et les employé(e)s.

Vous pouvez trouver le cadre de vos obligations sur le site du Ministère du Travail.

Organiser les Entretiens Professionnels

Selon le nombre de salariés, certaines organisations mettent en place des Entretiens Professionnels par roulement.

Si vous disposez de multiples établissements, la gestion des documents en devient plus complexe car il faut gérer la récupération des formulaires, les mouvements du personnel entre les sites, etc.

Optimiser la gestion des Entretiens Professionnels

L’idée c’est de vous apporter un soutien dans la gestion des documents lors des entretiens.

Le principe est de charger la base Damaris RM avec la liste des salariés et de gérer la création des formulaires vierges, ainsi que l’archivage sécurisé des documents complétés.

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La numérisation et le Télétravail

Qu’est-ce que le Télétravail ?

Nous vivons actuellement une période délicate dans notre vie professionnelle nous imposant de travailler depuis notre domicile.

Ce genre de situation n’est pas seulement liée à un cas exceptionnelle comme le confinement pour cause de freinage d’un virus dangereux.

Les employé(e)s de nos organisations ont parfois d’autres contraintes leur imposant le télétravail.

Le code du travail prévoit le recours au télétravail, qu’il soit obligatoire ou volontaire.

Les contraintes du Télétravail

Pour pouvoir travailler de chez soi, il convient d’avoir la possibilité de le faire. Bien évidemment, ici l’on évoque le sujet de travaux ne nécessitant pas d’être à un endroit particulier pour exercer son métier.

Nous allons nous limiter aux métiers administratifs ou commerciaux pouvant être exécutés à distance.

Mais même dans ce cas, si nous n’avons pas organisé cette éventualité nous allons avoir du mal à y arriver.

Par exemple, une personne devant traiter des dossiers devra pouvoir y accéder. Mais si ces derniers sont dans les placards du bureau, cela va devenir problématique.

La dématérialisation des processus et la numérisation des documents sont des bonnes pratiques favorisant le télétravail.

La distribution des documents

Votre organisation distribue régulièrement des documents à des tiers pour qu’ils puissent être informés ou qu’ils puissent exercer leur métier.

Nous pouvons citer les cas suivants :

Les bulletins de paie de vos salariés
Les factures clients
Les preuves de livraison
Les contrats
Les règlements de vos fournisseurs
Etc.

Pensez à ceux ou celles qui attendent ces documents pour pouvoir continuer leur travail. Mettez en place des solutions de distribution optimales et sécurisées.

L’accès à vos documents

Une fois en télétravail, vous avez mis en place tous les équipements indispensables pour poursuivre votre activité.

Mais voilà, vous avez besoin des informations disponibles uniquement dans les dossiers suspendus à votre bureau.

Comment faire ?

Il n’y a pas de solution miracle, il faut juste entrer dans un processus général de digitalisation des travaux administratifs vous permettant un accès permanent, sélectif et sécurisé à vos documents.

Le sujet n’est pas simple. Chez Damaris, nous avons la chance d’avoir participé à la mise en place de plus de 2000 projets en 30 ans.

Le coffre-fort numérique

Parallèlement à la numérisation, mettez en place un coffre-fort numérique vous garantissant un accès sélectif et sécurisé aux documents.

Notre maison mère Damaris SA vous propose la solution Damaris RM.

Une fois vos PDF disponibles, ouvrez un accès à partir de votre navigateur ou de votre Smartphone.

Quelles solutions adopter ?

Il existe des technologies et des bonnes pratiques simples éprouvées et efficaces.

Chez Damaris, nous prônons la dématérialisation depuis plus de 30 ans.

Cela consiste à réfléchir en amont et mettre en place des solutions fiables et pérennes.

La dématérialisation des documents

Cette bonne pratique consiste à ne pas produire du papier et de diffuser les documents de manière numérique.

Cela peut également consister à favoriser la réception des documents externes comme les Factures fournisseurs.

De nouvelles normes (FACTUR-X) vous aideront dans cette démarche.

Pour plus d’informations, Contactez-nous

Scan Concept : Certificat ISO 9001-2015 renouvelé

ISO 9001 2015 Scan Concept

Le contexte

Pour la 11ème année consécutive, la société Scan Concept a vu sa certification ISO 9001 renouvelée.

Pour cette année, nous avons réussi à passer à la version ISO 9001-2015, la nouvelle version en cours.

Les bénéfices pour les clients de Scan Concept

Cette nouvelle norme de qualité garantit une approche professionnelle des opérations, avec un système de gestion des écarts, ainsi que l’amélioration continue des services aux clients.

Ainsi, à tout moment, nos clients ont une transparence sur les actions en cours et sont informés en temps réel des écarts éventuels, avec les moyens de contournements mis en œuvre.

Le périmètre du certificat

Le Système de Management concerne :

Dématérialisation de tous documents dans le cadre de la Gestion Documentaire :

Documentation technique (aéronautique, ferroviaire, autres)
Dossiers papier (salarié, client, fournisseur, autres)
Documents reliés (livres d’art et ancien, revues, études) – Plans – Photogrammes (tirages, négatifs, positifs)

Remerciements

En premier lieu, il convient de remercier les équipes de Scan Concept qui travaille sans relâche pour satisfaire les clients, tout en améliorant les processus en cours.

Nous souhaitons également remercier notre partenaire de toujours, le cabinet Ecoute et Qualité qui nous suit depuis le début de cette aventure.

Externalisation livraison factures Chorus Pro

Vous facturez les établissements publics pour vos produits et services. Depuis janvier 2018, l’Etat vous impose la livraison de vos factures sur le portail Chorus Pro.

Cette dématérialisation optimise plus les services de l’Etat que les vôtres, mais nous n’avons pas le choix.

Scan Concept vous propose d’externaliser la tache de livraison des factures et de vous simplifier la vie.

En effet, nos équipes proposent de délivrer les factures pour votre compte et de vous renvoyer l’accusé de réception.

De plus, nous pouvons vous proposer la gestion des écarts remontés par le portail pour que vos factures soient validées et que votre règlement soit effectué dans les délais.

Consacrez votre temps à trouver de nouveaux clients et externalisez les travaux à faible valeur ajoutée.

Nous délivrons plusieurs centaines de factures par jour.

Contactez-nous pour en parler.

Numérisation des documents cadastraux

Scan Concept participe activement à la numérisation des Documents d’arpentage, des Plans de remembrement, des modèles 40 et des Croquis d’arpentage.

Tous ces documents sont directement numérisés au sein des CDIF (Centre des impôts fonciers), traités, géolocalisés et versés dans la base centralisée de Géofoncier.fr.

A ce jour, nous avons traité plus de 3 millions de documents et continuons le chantier.

Les Ordres des Géomètres experts régionaux sont les donneurs d’ordres.

Les avantages de cette prestation résident dans la sécurisation du traitement des documents stockés toujours dans les CDIF, un outil de traitement parfaitement rodé permettant la numérisation en masse et une totale compatibilité avec Géofoncier.

Pour rappel, Scan Concept a la capacité de déployer jusqu’à 8 ateliers de numérisation en simultané. Chaque atelier pouvant être composé de deux opérateurs ou opératrices équipés de deux postes de numérisation.

Numérisation des dossiers juridiques

Pourquoi dématérialiser les dossiers juridiques ?

Vous êtes un cabinet juridique, un avocat, un huissier, ou un notaire.

Vous disposez d’informations contenues dans vos dossiers que vous devez partager de plus en plus rapidement avec vos collaborateurs ou avec des tiers.

Une des solutions les plus optimisées réside dans la numérisation de vos dossiers juridiques.

Numériser en interne ou externaliser ?

Voilà une des questions fondamentales. Qui doit numériser mes dossiers ?

En interne, l’avantage c’est de ne pas faire transporter des documents souvent en un seul exemplaire.

Par contre, qui va le faire, votre personnel a d’autres tâches plus importantes à exécuter et surtout comment le faire ?

Vous disposez bien d’un copieur connecté puissant, mais lorsque l’on numérise des documents, on ne peut plus imprimer ou en copier d’autres.

Externaliser devient intéressant. Vous faites travailler des équipes spécialisées disposant de matériels adaptés.

Par contre, le transport, toujours ce souci du transport des documents originaux.

La réponse de Scan Concept

Nous vous proposons de venir chez vous et de numériser vos dossiers juridiques sur place. Cela évite les transferts et vous fait bénéficier d’opérateurs formés à cet effet.

De plus, nous venons avec notre propre matériel adapté aux formats des documents à numériser.

Ensuite, nous versons le résultat de notre travail dans vos outils métier ou votre GED.

Contactez-nous pour un devis gratuit.

Numérisation des documents de Mairie

Le Groupe Damaris / Scan Concept a été choisi pour dématérialiser les documents des Mairies.

Les principaux types de documents concernés par les opérations de numérisation sont :

Les délibérations
Les certificats d’urbanisme
Les permis de construire
Les DIA
Les permis d’aménager
Les autorisation de travaux

Le Groupe Damaris / Scan Concept a mis en place un atelier de numérisation spécialement adapté en minimisant le transport des documents précieux.

A l’issu de cette opération, les documents numériques seront archivés et mis à la disposition des utilisateurs habilités.

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