Gérer votre projet de numérisation des documents
Vous souhaitez procéder à la numérisation de vos documents. Cette opération vertueuse va vous permettre d’optimiser largement vos traitements administratifs.
En effet, la dématérialisation des dossiers et des documents ouvre un certain nombre de nouvelle possibilités, à la fois de simplification d’accès aux informations, et leur sécurisation.
Quels documents numériser ?
A ce stade, vous vous posez une vraie question, comment déterminer ce qu’il faut numériser et ensuite ce qu’il est indispensable de conserver en papier ou pas.
Dans le Groupe Damaris / Scan Concept, nous avons une grande expérience des bonnes pratiques sur une très longue période.
En début de projet, nous lançons une phase d’étude et de rédaction d’un mode opératoire garantissant une qualité constante et mesurable de toutes les opérations à effectuer.
Voici les cas concernant les documents :
- Numériser le document et le détruire
- Numériser et concserver
- Ne pas numériser et conserver le papier
- Ne pas numériser et ne pas conserver
Pour chaque cas, nous allons lister ensemble les méthodes de reconnaissance selon le type de document ou sa date.
Même à cette étape, il est indispensable de déterminer finement chaque tâche pour une optimisation complète du projet.
La sécurisation des opérations de dématérialisation
Dans le doute, nous prévoyons de ne pas prendre de risques de perdre éventuellement des informations.
Dans le cas de l’incapacité de reconnaître une typologie de documents ou une date, nous ne procédons pas à sa mise au rebut.
Le mode opératoire prévoit tous les cas, ainsi que les cas inconnus.
Les contrôles qualité
A chaque étape des traitements, un certain nombre de contrôles sont effectués pour vérifier la conformité des livrables vis à vis du jeu étalon validé en début de projet.
Voici quelques exemples de points de contrôles :
- La conformité des documents numériques quant à leur lisibilité, leur format, et leur poids en Ko
- La conformité des critères d’indexation
- Le recoupement des données avec des listes existantes. Par exemple, la validité d’un dossier en comparaison avec la liste des dossiers à traiter (Matricule salarié connu, Compte client connu, etc.)
Plusieurs normes viennent en appui pour garantir les travaux engagés.
Nous nous basons sur les normes suivantes :
- ISO 15489 Records Management qui encadre tout le processus de traitement des documents indifféremment du support papier ou numérique
- NFZ42-020 Coffre-fort numérique garantissant la non-modification des fichiers numériques archivés
- ISO 27001 Sécurité informatique pour éviter les fuites de données
- RGPD Règlement général sur la protection des données personnelles
Le déroulé standard d’un projet de numérisation
Voici les étapes habituelles d’un projet de numérisation menée par Scan Concept, membre du Groupe Damaris :
- La réunion de lancement
- La prise en compte des prérequis, comme par exemple, le lieu de l’exécution des travaux, la disponibilité et la conformité des listes de rapprochements, la disponibilité des référents en cas de questions
- L’étude et la rédaction du mode opératoire
- La mise en place du ou des postes de numérisation
- Le paramétrage des outils
- L’application du mode opératoire sur un échantillons représentatif
- La validation du livrable sur l’échantillon
- Des mises à jours éventuelles en cas d’écarts constatés
- L’application du dernier mode opératoire sur la masse des documents à traiter
- La livraison au fur et à mesure des documents numériques
- Le démontage des postes de numérisation
- La recette définitive du projet
- La réunion de clôture du chantier
Qui va trier les documents avant leur numérisation ?
Le réflexe assez logique de nos clients consiste à imaginer de trier les documents par le personnel de votre Organisation et ne commencer les travaux de numérisation qu’après cette étape.
Sauf que cette idée et un « Faux ami ». En effet, même si cela paraît logique de faire trier les documents par ceux ou celles qui les connaissent, cela fonctionne bien que très rarement.
Travaux considérés sans valeur ajoutée
La première raison de l’échec des tris en interne est liée au fait que les personnes devant effectuer ces travaux les considèrent comme à très faible valeur ajoutée à comparer à leurs tâches quotidiennes.
Imaginez une personne en charge de traiter les contacts clients à qui vous demandez de descendre à la cave et de trier les vieux dossiers.
Le temps humain disponible
Un autre phénomène consiste à ne pas disposer tant de ressources humaines que cela, ayant déjà optimisé vos forces en présence.
Le savoir-faire
Contrairement à ce que l’on imagine, votre personnel actuel n’est pas plus à même d’arbitrer sur la conservation ou pas de documents sur des périodes lointaines.
Nous remarquons à tous les coups que nos opérateurs et opératrices qui suivent scrupuleusement le mode opératoire validé sont plus efficaces et sécurisés que du personnel de chez nos clients.
Conclusions
En définitive, les projets les plus aboutis sont ceux qui sont parfaitement cadrés.
De ce fait, le cadrage est un des moyens les plus efficaces pour connaître la destination attendue et les chemins à emprunter.
Le deuxième élément est le facteur humain. Pour obtenir le meilleur des personnes il est essentiel qu’ils se sentent bien au sein de l’équipe, en étant certains qu’elles ont toute la place et que leurs actions sont bénéfiques pour tous.
Pour finir, l’expérience est un des ingrédients essentiels pour ne pas s’engager dans des tâches non maîtrisées.
Après plus de 35 ans, le personnel du Groupe Damaris / Scan Concept est parfaitement formé et conscient des enjeux pour ses clients.
Contactez-nous
Nous en sommes à plus de 3000 projets réalisés pour nos clients.
C’est pour cette raison que nous vous proposons un « Test Drive » pour que vous puissiez vous rendre compte vous-même de nos capacités.
